Regulamin

Regulamin świadczenia usług psychoterapeutycznych, psychiatrycznych, superwizyjnych,

porad psychologicznych, mediacji oraz innych usług konsultacyjnych

Niniejszy regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług psychoterapeutycznych, psychiatrycznych, superwizyjnych, porad psychologicznych, mediacji oraz innych usług konsultacyjnych przez Ośrodek Pomocy i Edukacji Psychologicznej Intra w tym zasady organizacji wizyt, płatności, odwoływania terminów, ochrony danych osobowych wydawania dokumentacji, opinii i zaświadczeń oraz postępowania reklamacyjnego. Regulamin ma zastosowanie do usług świadczonych stacjonarnie oraz z wykorzystaniem łącza elektronicznego (wizyty online).

• 1. Definicje

1. Usługodawca – Ośrodek Pomocy i Edukacji Psychologicznej Intra K. Jedliński, M. Fijewska, J. Sokół–Jedlińska, D. Fijewski spółka jawna z siedzibą w Warszawie, ul. Bajana 4, 01-904 Warszawa, KRS 0000395732, NIP 5261737475, REGON 011059252. Dane kontaktowe: sekretariat@osrodekintra.pl, tel. 22 892 00 66.
2. Pacjent/Klient – osoba fizyczna korzystająca lub zamierzająca korzystać z usług Usługodawcy.
3. Świadczenia – usługi psychoterapeutyczne (indywidualne, par i rodzin), psychiatryczne, superwizyjne, porady psychologiczne, mediacje oraz inne usługi konsultacyjne oferowane przez Usługodawcę.
4. Sesja/Wizyta – pojedyncze świadczenie realizowane na rzecz Pacjenta/Klienta.
5. Cennik – aktualny cennik świadczeń udostępniany przez Usługodawcę w placówce i/lub na stronie internetowej.
6. Opłata za gotowość – opłata wynikająca z zasad współpracy między Pacjentem a Usługodawcą, stosowana wyłącznie w odniesieniu do:
   a) świadczeń psychoterapeutycznych – wówczas, gdy terapeuta zawarł z Pacjentem indywidualny kontrakt na opłatę za gotowość,
   b) wizyt psychiatrycznych – jako stały element zasad współpracy dotyczących tych wizyt;
   należna w razie nieodwołania wizyty w wymaganym terminie lub niestawienia się na nią, stanowiąca rekompensatę za zarezerwowany czas.
7. Wizyta online – sesja realizowana z wykorzystaniem narzędzi komunikacji na odległość.
8. Rejestracja – umówienie wizyty możliwe różnymi kanałami: online, telefonicznie, mailowo lub osobiście. Regulamin dotyczy świadczeń niezależnie od kanału rezerwacji.
9. Dzień roboczy – dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

• 2. Postanowienia ogólne

1. Usługodawca świadczy świadczenia na rzecz Pacjentów/Klientów indywidualnych oraz grupowych, stacjonarnie i online.
2. Warunkiem korzystania ze świadczeń jest zapoznanie się oraz akceptacja postanowień niniejszego Regulaminu.
3. Regulamin stanowi dokument ogólny. Szczegółowe zasady współpracy klinicznej i organizacyjnej mogą zostać doprecyzowane w indywidualnym kontrakcie zawieranym ze specjalistą (terapeutą, psychiatrą, psychologiem, superwizorem, mediatorem lub inną osobą udzielającą świadczeń).
4. Usługodawca może kierować Pacjenta do innego specjalisty lub rekomendować inną formę pomocy, jeżeli wymaga tego dobro Pacjenta lub skuteczność procesu.

• 3. Umawianie i organizacja wizyt

1. Wizyty mogą być umawiane:
   a) za pośrednictwem strony internetowej/systemu rezerwacji,
   b) telefonicznie,
   c) mailowo,
   d) osobiście w rejestracji.
2. Usługodawca zastrzega możliwość ograniczenia dostępności poszczególnych świadczeń w wybranych kanałach rezerwacji.
3. Standardowy czas trwania:
   a) psychoterapii indywidualnej – 50 minut,
   b) psychoterapii par i rodzin – 50 lub 80 minut, w zależności od ustaleń z terapeutą oraz zapisów w cenniku i/lub kontrakcie, chyba że w cenniku, ofercie lub indywidualnym kontrakcie określono inaczej. Spóźnienie Pacjenta nie skutkuje wydłużeniem sesji. Spóźnienie specjalisty skutkuje odpowiednim wydłużeniem czasu spotkania.
4. Czas trwania innych świadczeń (wizyty psychiatryczne, porady psychologiczne, mediacje, superwizje, konsultacje) określony jest w cenniku lub ustalany indywidualnie ze specjalistą.
5. W przypadku sesji stacjonarnych Pacjent proszony jest o zgłoszenie się do sekretariatu ok. 5 minut przed wizytą.
6. W przypadku wizyt online Pacjent zobowiązany jest do zapewnienia warunków umożliwiających udział w sesji (stabilne łącze, odpowiedni sprzęt oraz warunki poufności po stronie Pacjenta).
7. Warunkiem odbycia pierwszej wizyty jest uzupełnienie wymaganej przez Usługodawcę dokumentacji (w szczególności karty pacjenta z numerem PESEL oraz oświadczeń i zgód, w tym dotyczących przetwarzania danych osobowych – RODO). W przypadku wizyt stacjonarnych dokumentacja uzupełniana jest w Ośrodku przed wizytą, a w przypadku wizyt online – przesyłana elektronicznie i przekazywana Usługodawcy przed rozpoczęciem pierwszej wizyty. Brak kompletnej dokumentacji może skutkować brakiem możliwości realizacji wizyty w zaplanowanym terminie.
8. W przypadku pierwszorazowej wizyty Pacjent (a w przypadku Pacjenta niepełnoletniego – rodzic/opiekun prawny) jest zobowiązany okazać ważny dokument tożsamości do wglądu: przy wizycie stacjonarnej – pracownikowi sekretariatu, a przy wizycie online – specjaliście na jego prośbę. Usługodawca nie wykonuje kopii dokumentu ani nie utrwala jego wizerunku. Brak okazania dokumentu może skutkować brakiem możliwości realizacji pierwszorazowej wizyty.

• 4. Zasady płatności

1. Świadczenia są odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem.
2. O zmianie wysokości opłat Pacjent powinien zostać powiadomiony z odpowiednim wyprzedzeniem, co do zasady co najmniej miesięcznym, chyba że przepisy prawa lub okoliczności organizacyjne uzasadniają krótszy termin.
3. Warunkiem uczestniczenia w sesji (stacjonarnej i online) jest dokonanie płatności z góry, tj. przed sesją, chyba że specjalista uzgodni z Pacjentem odroczenie płatności. Brak płatności z góry oznacza, że do umowy o świadczenie usługi nie dochodzi.
4. Dostępne formy płatności obejmują w szczególności: gotówkę, kartę, przelew bankowy oraz płatności online (np. PayU lub Przelewy24) – zgodnie z zasadami organizacyjnymi Usługodawcy.
5. Płatność gotówką lub kartą powinna zostać dokonana bezpośrednio przed sesją stacjonarną.
6. Płatność przelewem powinna zostać dokonana odpowiednio wcześniej, tak aby środki zostały odnotowane w systemie Usługodawcy przed wizytą.
7. Linki do płatności online (np. PayU lub Przelewy24) mogą być przesyłane najpóźniej na dzień przed wizytą; termin ważności linku wynosi co do zasady 14 dni, o ile Usługodawca nie wskaże inaczej.
8. W przypadku wizyt online oraz wizyt pierwszorazowych lub konsultacyjnych (zarówno stacjonarnych, jak i online), płatność powinna zostać dokonana najpóźniej do godziny 20:00 dnia poprzedzającego wizytę; jeżeli dzień ten nie jest dniem roboczym – do godziny 20:00 ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wizytę, chyba że specjalista postanowi inaczej.
9. W przypadku Pacjentów/Klientów, u których w przeszłości powtarzały się opóźnienia w regulowaniu należności, brak płatności za odbyte wizyty lub niestawiennictwo bez odwołania, Usługodawca może wprowadzić obowiązek przedpłaty w terminie, o którym mowa w §4 ust. 8, jako warunek umówienia i odbycia kolejnych wizyt (stacjonarnych i online). Pacjent/Klient jest o tym informowany przed umówieniem wizyty. Brak przedpłaty skutkuje odwołaniem terminu.
10. W przypadku nieodnotowania płatności za wizytę online do godziny 20:00 w terminie, o którym mowa w ust. 8, wizyta może zostać automatycznie odwołana, a Pacjent zostanie o tym poinformowany drogą mailową lub SMS. Pacjent może w takim przypadku ponownie umówić wizytę na dostępny termin.
11. W sytuacji obiektywnie uzasadnionych trudności finansowych Pacjenta specjalista może uzgodnić czasowe obniżenie opłaty lub odroczenie płatności.
12. W przypadku zaległości płatniczych nieuzgodnionych ze specjalistą, spotkania mogą zostać zawieszone do czasu uregulowania należności. Pacjent zostanie poinformowany o zaległości przed zawieszeniem spotkań.

• 5. Odwoływanie i zmiana terminu wizyty terapeutycznej/ psychiatrycznej/ konsultacyjnej oraz opłata za gotowość

1. Pacjent, który nie może uczestniczyć w wizycie, powinien ją odwołać lub zmienić termin najpóźniej 24 godziny przed umówionym terminem, o ile indywidualny kontrakt nie stanowi inaczej. Brak odwołania jest równoznaczny z rezygnacją z wizyty z naruszeniem zasad współpracy.
2. Odwołania można dokonać telefonicznie lub mailowo, a w przypadku wizyt umawianych online – również przez funkcjonalności rezerwacyjne, o ile są dostępne.
3. Jeżeli Pacjent nie odwoła wizyty w wymaganym terminie lub nie stawi się na nią:
   a) w przypadku świadczeń psychoterapeutycznych, jeżeli terapeuta stosuje opłatę za gotowość i zawarto w tym zakresie indywidualny kontrakt – Pacjent jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za gotowość zgodnie z ustaleniami kontraktowymi,
   b) w przypadku wizyt psychiatrycznych – Pacjent jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za gotowość zgodnie z zasadami obowiązującymi w odniesieniu do wizyt psychiatrycznych, o których został poinformowany przed zawarciem umowy.
4. W przypadku wizyty pierwszorazowej oraz wizyt realizowanych w ramach konsultacji wstępnych przed rozpoczęciem psychoterapii dziecka/osoby niepełnoletniej, dokonana płatność nie podlega zwrotowi, jeżeli wizyta nie zostanie odwołana co najmniej 24 godziny przed umówionym terminem, niezależnie od tego, czy jest to wizyta stacjonarna, czy online. Płatność stanowi rezerwację terminu i wiąże się z blokadą czasu specjalisty
5. Opłata za gotowość ma charakter:
   a) kontraktowy – w odniesieniu do świadczeń psychoterapeutycznych i jest stosowana wyłącznie wówczas, gdy terapeuta zawarł z Pacjentem indywidualny kontrakt na opłatę za gotowość,
   b) stałej zasady współpracy – w odniesieniu do wizyt psychiatrycznych, jako element organizacji tych wizyt, o którym Pacjent jest informowany przy umawianiu wizyt lub w trakcie pierwszej wizyty u lekarza psychiatry, chyba że dany specjalista postanowi inaczej i zrezygnuje z tej zasady.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach terapeuta lub lekarz psychiatra może odstąpić od naliczenia opłaty za gotowość.

• 6. Zasady świadczeń wobec osób niepełnoletnich

1. W przypadku świadczeń udzielanych osobom niepełnoletnim kontrakt podpisuje rodzic/opiekun prawny, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
2. Sesje z dzieckiem lub nastolatkiem mają charakter poufny. Osoba małoletnia decyduje, czy i w jakim zakresie informuje rodzica o treści procesu, z zastrzeżeniem sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia albo podejrzenia przestępstwa wobec dziecka.
3. Rodzic/opiekun może poprosić o konsultację rodzicielską w trakcie terapii dziecka lub po jej zakończeniu – z poszanowaniem dobra małoletniego i zasad poufności.
4. Dzieci i młodzież przebywające na terenie Ośrodka, bez pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego na samodzielny powrót do domu, pozostają pod stałą opieką rodzica/opiekuna prawnego przed i po wizycie. Rodzic/opiekun ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo dziecka oraz korzystanie przez nie z wyposażenia Ośrodka, w tym sprzętu kuchennego.

• 7. Tajemnica zawodowa i bezpieczeństwo

1. Specjalistów obowiązuje tajemnica zawodowa. Ujawnienie informacji jest możliwe wyłącznie w granicach prawa, w sytuacjach zagrożenia życia i zdrowia Pacjenta lub innych osób oraz w ramach niezbędnych konsultacji specjalistycznych i superwizji – przy ograniczeniu ujawnianych danych do minimum koniecznego.
2. W przypadkach ostrego zagrożenia specjalista może podjąć działania zmierzające do zapewnienia bezpieczeństwa Pacjenta, w tym rekomendować pilną konsultację psychiatryczną lub inne działania pomocowe zgodne z prawem i standardami zawodowymi.
3. Specjalista ma prawo odmówić realizacji sesji, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, że Pacjent znajduje się pod wpływem substancji zmieniających świadomość.

• 8. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące sposobu organizacji świadczeń lub funkcjonowania kanałów rezerwacji można zgłaszać drogą elektroniczną na adres sekretariatu.
2. Reklamacja powinna zawierać dane Pacjenta, opis zastrzeżeń oraz żądania.
3. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od daty zgłoszenia, a Pacjent zostanie poinformowany o rozstrzygnięciu drogą mailową.

• 9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Pacjentów jest Usługodawca. Dane są przetwarzane w celu organizacji i realizacji świadczeń, kontaktu z Pacjentem oraz obsługi reklamacji.
2. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji świadczeń.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz praw Pacjenta/Klienta znajdują się w Polityce prywatności Usługodawcy, dostępnej na stronie internetowej Ośrodka pod adresem: https://osrodekintra.pl/polityka-prywatnosci/.

• 10. Dokumentacja medyczna, zaświadczenia i faktury

1. Pacjent/Klient ma prawo do uzyskania:
   a) krótkich zaświadczeń o korzystaniu z pomocy w Ośrodku (np. potwierdzenie udziału w terapii/wizycie),
   b) kopii dokumentacji medycznej,
   c) epikryzy/podsumowania procesu terapeutycznego lub leczenia,
   d) zaleceń/zaświadczeń do szkoły lub innych instytucji – w zakresie pozostającym w kompetencjach specjalisty.
2. Powyższe dokumenty sporządzane są na prośbę Pacjenta/Klienta lub – w przypadku osoby niepełnoletniej – jej rodzica/opiekuna prawnego, zgłaszaną poprzez wypełnienie specjalnego formularza dostępnego w sekretariacie Ośrodka (lub przesyłanego drogą elektroniczną na życzenie Pacjenta).
3. Pierwsza kopia dokumentacji medycznej oraz krótkie zaświadczenia (np. potwierdzenie uczestnictwa w terapii, zaświadczenie dla pracodawcy lub uczelni o pozostawaniu w kontakcie terapeutycznym) są wydawane nieodpłatnie.
4. Druga i każda kolejna kopia dokumentacji medycznej jest odpłatna. Opłata wynosi 1 zł za każdą rozpoczętą stronę kopii dokumentacji.
5. Sporządzenie epikryzy/podsumowania procesu terapeutycznego oraz szczegółowych zaleceń lub zaświadczeń do szkoły bądź innych instytucji jest odpłatne – zgodnie z obowiązującym Cennikiem Ośrodka.
6. Kopie dokumentacji medycznej, epikryzy, zaświadczenia i zalecenia wydawane są bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku, o którym mowa w ust. 2. Jeżeli sporządzenie epikryzy, zaświadczenia lub zaleceń wymaga udziału prowadzącego specjalisty, który w tym czasie przebywa na urlopie lub jest długotrwale nieobecny, termin 14 dni liczony jest od dnia powrotu tego specjalisty do pracy, o czym Pacjent/Klient jest informowany przy przyjmowaniu wniosku.
7. Na życzenie Pacjenta/Klienta za odpłatne świadczenia może zostać wystawiona faktura. Faktury wystawiane są na podstawie dowodu zapłaty (np. paragonu, potwierdzenia przelewu) oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. W celu prawidłowego wystawienia faktury Pacjent/Klient powinien zgłosić taką potrzebę najpóźniej przy dokonaniu płatności albo w terminach wynikających z tych przepisów.

• 11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
2. Usługodawca zastrzega możliwość zmiany Regulaminu w przypadku zmiany przepisów, cennika lub organizacji świadczeń. Informacja o zmianach zostanie udostępniona w sposób umożliwiający Pacjentom zapoznanie się z nimi z odpowiednim wyprzedzeniem.
3. Ewentualne spory będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd właściwy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia: 01.12.2025